Mỗi dự án thường bắt đầu với sự nhiệt tình, phấn khích và những dự đoán tích cực của các thành viên. Đó là khoảng thời gian nhóm của bạn đang tìm hiểu một khách hàng mới hay nghiên cứu một ý tưởng mới thông qua sự động não với sự đóng góp ý tưởng không ngừng của các thành viên. Vì thế, việc khơi nguồn cảm hứng trong mỗi cuộc họp khai mạc chính là một trong những phần quan trọng nhất của một dự án thiết kế.
Lần trước, RGB đã giới thiệu qua 3 tuyệt chiêu khiến cuộc họp của bạn trở nên thú vị và sống động rồi, hôm nay chúng ta sẽ cùng biết đến những tuyệt chiêu thiệt hay ho mà chưa được nhắc đến trong phần trước nhé!
[quote]04. Kế hoạch tổ chức hoạt động [/quote]
Một hoạt động đã được lên kế hoạch hay một trò chơi là một phương pháp thú vị giúp gia tăng sự hoạt động trí não từ đó có thể cung cấp cho bạn những ý tưởng tuyệt vời. Bạn có thể thực hiện nó theo 2 cách:
- Như là một hoạt động liên quan tới dự án
- Như là một hoạt động không liên quan đến dự án.
Một trong hai sự lựa chọn đều đạt được hiệu quả trong việc thúc đẩy hoạt động của nhóm bạn và giúp mỗi cá nhân bắt đầu hoạt động như một nhóm, điều này có thể đặc biệt quan trọng cho những cá nhân chưa từng làm việc chung với nhau.
Dưới đây là 3 ý tưởng dành cho các hoạt động liên quan đến dự án :
- Tạo một bản phác thảo xem các dự án trông giống như thế nào và những suy nghĩ chung về dự án của các thành viên: hãy thêm những hoạt động vui nhộn vào cuộc họp, chẳng hạn như vẽ ra một bản đồ không có chữ nào nào để các thành viên cùng phác thảo, sau đó tìm cách liên kết những điểm chung với nhau trong một cách khác thường và bất ngờ nhất.
- Sắp xếp các tấm thẻ theo thứ tự ưu tiên: Phát cho mọi người một chồng thẻ chỉ mục ( index card ) và viết ra các yếu tố quan trọng của dự án, sau đó, hãy cùng các thành viên sắp xếp các thẻ đó theo thứ tự ưu tiên.
- Kiểm tra thị giác: hiển thị các hình ảnh của dự án của nhóm, các dự án tương tự khác hoặc cùa các đối thủ canh tranh. Chỉ với một chớp mắt, các thành viên của nhóm phải ghi nhận được những hình ảnh đó và thể hiện chúng trong một từ.
Ngoài ra, bạn còn có thể tham khảo các ý tưởng tuyệt vời cho các hoạt động sáng tạo cho nhóm thiết kế qua 3 cuốn sách :
- “Caffeine for the Creative Team” của Stefan Mamaw
- “Creative Grab Bag: Inspiring Challenges for Artists, Illustrators and Designers” của Ethan Bodnar
- “Creative Workshop: 80 Challenges to Sharpen Your Design Skills” của David Sherwin
[quote]05. Phân bố thời gian từng nội dung cuộc họp ( set a stopwatch )[/quote]
Các cuộc họp kéo dài thường tiêu tốn rất nhiều thời gian, do đó, bạn phải phân bố một khoảng thời gian hợp lý để nói về từng nội dung của cuộc họp.
Thời gian chính xác cho cuộc họp khai mạc có thể khác nhau tùy vào dự án hay qui mô của nhóm. Một vài công ty thường dành một ngày dài cho các dự án lớn, với nhiều nhóm nhỏ giống như tổ chức sự kiện theo kiểu họp mặt ( the party-style event ). Còn lại, các cuộc họp khác được cấu trúc như các buổi làm việc ngắn hơn, thường kéo dài từ 1-2 giờ để lập kế hoạch ban đầu cho dự án.
[quote]06. Chuẩn bị mang về những gì có chất lượng đáng tin cậy [/quote]
Mỗi nhà thiết kế khi rời khỏi phòng họp đều cần phải mang về một việc gì để làm và 1 bảng outline.
Sau cuộc họp, hãy đảm bảo tất cả mọi phương hướng phát triển dự án đều phải nằm trong tầm tay và nhóm của bạn phải có được những gì cần thiết để bắt đầu tiến hành ngay sau cuộc họp. Mỗi nhà thiết kế đều phải chuẩn bị ổ USB để lưu trữ dữ liệu để thay thế cho một xấp tài liệu to tướng.
Bộ lưu trữ USB cần phải chứa :
- Thông số thiết kế và phong cách trình bày, chẳng hạn như bảng màu sắc và font chữ, cách hướng dẩn sử dụng và giới thiệu thương hiệu.
- Bản tóm tắt thiết kế và mục tiêu của dự án.
- Nhiệm vụ được giao và thời gian thực hiện.
- Hình ảnh, biểu tượng hoặc các tài liệu khác.
- Bộ sưu tập dành thiết kế, những chất liệu thiết kế hoặc các trang web thú vị.
- Hình ảnh mà khách hàng thích hoặc được ghi chú cho dự án.
- Bảng phân công và liên hệ của các thành viên trong nhóm
Kết luận
Lập kế hoạch cho một cuộc họp cũng giống như sử dụng những tư duy sáng tạo nhằm thiết kế thành công một dự án lớn. Thế nên, đừng ngần ngại biến một cuộc họp buồn tẻ trở nên thú vị hơn với nhiều hoạt động, trò chơi để kích thích trí não của các thành viên thiết kế, đồng thời phân bố thời gian cho từng nội dung cuộc họp để tránh mất thời gian của nhóm cũng như khiến dự án được tiến hành một cách có logic và chiến lược cụ thể. Từ những việc đó, dự án của bạn mới có thể dễ dàng đi đến thành công đúng như mong ước của bản thân và mục đích của cả nhóm.
