“Làm nhiều việc cùng một lúc thì không bao giờ đạt hiệu quả tối đa.” – Sahar Yousef, Tiến sĩ khoa học thần kinh nhận thức chia sẻ.
Dưới áp lực của vô số email, tin nhắn Slack, nhiệm vụ Airtable, Google Docs, cảnh báo iCal, hội nghị v.v…, dường như làm việc trong kỷ nguyên kỹ thuật số như hiện nay khiến chúng ta bị rút cạn dần sức lực và ngày nào cũng bận rộn như những con thoi. Ngay cả khi làm việc tại văn phòng, tại nhà, thậm chí là đang đi nghỉ dưỡng, cảm giác này vẫn tăng lên chứ không hề vơi đi. Chưa kể đến những cuộc gọi dồn dập hoặc những buổi họp trực tiếp khiến chúng ta không thể nào tập trung vào công việc một cách hoàn toàn.
Tiến sĩ Sahar Yousef, một nhà thần kinh học được đào tạo tại trường đại học University of California, Berkeley, gần đây đã chuyển sang lĩnh vực tư vấn chiến lược cho các doanh nghiệp và các công ty startup, chia sẻ một số kinh nghiệm về việc nghỉ ngơi và sắp xếp hợp lý một ngày – cũng như tâm trí để khiến cơ thể làm việc năng suất hơn. Đáng chú ý nhất: bỏ qua thói quen làm việc đa nhiệm ngay lập tức.
1. Thực hiện phương pháp phản xạ không điều kiện
Khả biến thần kinh (khả năng thay đổi của não bộ trong suốt cuộc đời của một cá thể) liên quan đến hành vi, quá trình phát triển và môi trường xung quanh – nghĩa là phần lớn chúng ta không phải là thiên tài bẩm sinh có tiềm năng vô hạn, nhưng vẫn có thể cải thiện rất nhiều với những thay đổi chiến lược và gia tăng thói quen hàng ngày. Hiểu được những nguyên tắc cơ bản này là bước đầu tiên để đạt được hiệu suất nhận thức cao hơn. Yousef chia sẻ – “Tôi sẽ nói bộ não là thứ phức tạp nhất trong vũ trụ dù nhiều người chưa nhận thức sâu về vấn đề này. Tôi thích cách nghĩ bộ não cũng là “cơ bắp”, bởi vì nó đặt chúng ta vào vị trí làm chủ và có thể rèn luyện nó.”
“Bạn là nhà thiết kế, bạn hiểu rõ não bộ và kinh nghiệm nhận thức của bản thân. Một ví dụ về điều này là việc chúng ta có thể nâng cao khả năng tập trung trong một khoảng thời gian dài và kiểm soát nhận thức bằng cách rèn luyện sự tập trung. Càng có nhiều sự tập trung bao nhiêu (như phương pháp thiền) thì “cơ bắp” này càng mạnh mẽ, và nó sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung bấy nhiêu.”
2. Lắng nghe nhịp điệu bên trong cơ thể
Để cải thiện tinh thần và hiệu suất, trước tiên bạn nên hiểu rõ lúc “hăng say nhất” và “mệt mỏi nhất” trong ngày của mình. Có người sẽ lao vào công việc ngay sáng sớm và trở nên ít sáng tạo hơn vào buổi chiều. Ngược lại, có người sẽ trải qua vô số cuộc họp vào buổi sáng, và tối đến lại đốt năng lượng vào các nhiệm vụ phức tạp hơn. Như Yousef nói, không có nguyên tắc chung nào cả, nó hoàn toàn phụ thuộc vào mỗi cá nhân. Vì thế, cách tốt nhất để biết được bản thân trở nên năng suất nhất khi nào đơn giản là việc bạn phải chú ý đến nhịp điệu bên trong của chính mình.
Điều đó có thể dễ dàng hơn đối với các freelancer hoặc doanh nhân trong việc kiểm soát lịch trình – bởi họ không bị gò bó với giờ cố định tại văn phòng. Nếu bạn thực sự không thể xác định được thời điểm nào cơ thể tối ưu hóa hiệu suất nhất, thì có thể áp dụng một số biện pháp đơn giản như Yousef chia sẻ: Hãy thử nghiệm trên 5 ngày làm việc. Cứ 2 giờ một lần, hãy ghi chú lại hoặc đặt báo thức để nhanh chóng ghi lại trạng thái tinh thần cũng như thể chất của bạn. Cơ hội là bạn sẽ tìm ra được khoảng thời gian cơ thể năng suất nhất và có thể tận dụng trong những ngày làm việc tiếp theo.
3. Làm việc đa nhiệm chưa bao giờ thực sự hiệu quả
Phần lớn hoạt động não bộ hiệu quả nhất hay không phụ thuộc vào việc quản lý thời gian. Theo Yousef, bước một: hãy phớt lờ “Inbox” email của bạn đi – tất nhiên là với lý do chính đáng. Các email đến liên tục chính là kẻ giết đi năng suất vì thường tạo ra tín hiệu khẩn cấp giả. Nó sẽ khiến bạn mất tập trung vào việc mình đang làm. Hãy bỏ qua các cuộc họp, điện thoại không cần thiết để hoàn thành những việc mà bạn được thuê để làm. “Hầu hết những người tôi biết đều không có trọn vẹn một ngày làm việc. Họ bị mắc kẹt giữa những buổi họp, cuộc gọi và trả lời email – nơi họ phải tốn thời gian khoảng 30 phút, 45 phút… Thực sự thì chúng ta được thuê để làm những việc liên quan đến sáng tạo, nhận thức cao hoặc có giá trị cao cơ.”
Để hiệu quả hơn hoạt động não bộ về mức tập trung và tư duy phản biện – cũng như quản lý tốt hơn các cộng sự và kỳ vọng khách hàng, Yousef đề nghị chúng ta nên lập kịch bản: thiết lập 1-2 lần trong ngày để kiểm tra và trả lời tất cả các tin nhắn và email, sau đó đóng hẳn “Inbox”. Bất cứ khi nào có thể, hãy dành 1-2 giờ trong ngày làm những việc đòi hỏi sự tập trung cao. Trong một số trường hợp thực sự khẩn cấp từ đồng nghiệp hoặc khách hàng, hãy là người chủ động đề xướng thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp bằng cách đề xuất với họ một cách liên lạc trong trường hợp thực sự khẩn cấp và tuân thủ theo nó. Việc này đảm bảo bầu không khí dễ chịu dù có trường hợp khẩn cấp xảy ra, nhưng vẫn giúp mọi việc được hoàn thành tốt đẹp.
4. Tạo ra các liên kết mới
Yousef nói rằng: “Bộ não của chúng ta liên tục thay đổi, nó thích nghi, học hỏi và tràn đầy năng lượng. Nó như một bức tranh sơn dầu – nơi chúng ta có thể thay đổi, tùy biến, tất cả hoàn toàn phụ thuộc vào việc não bộ được kích hoạt như thế nào. Và chúng ta có thể tạo ra nhiều sự liên kết khác nhau.” Yousef cho rằng sự liên kết giữa nhận thức và cơ thể mang tính quyết định chiến lược đến thời gian và không gian. Chẳng hạn như: nếu bạn liên tục cảm thấy mình chỉ tập trung hoàn thành được công việc ngay tại bàn bếp – thì tự khắc não bộ sẽ ghi nhận chiếc bàn là nơi cuối cùng bạn hoàn thành công việc.
Hãy suy nghĩ một cách chiến lược về không gian khiến bạn làm việc tốt nhất và bảo vệ mọi sự liên kết với không gian này. Nếu bạn đang ngồi tại bàn làm việc nhưng lại bị xao nhãng và đột nhiên muốn lướt web, hãy rời khỏi chiếc bàn ấy và tìm một nơi khác. “Điều quan trọng ở đây là chọn không gian cho những hoạt động cụ thể. Cách này sẽ tạo ra một kỳ vọng sắp đặt về suy nghĩ và hoạt động sẽ liên kết với một không gian nhất định. Điều này cực kì quan trọng đối với những ai làm việc tại nhà – nhận thức được không gian làm việc chỉ dành cho công việc và không mang công việc đến những khu vực khác trong nhà.”
5. Nuôi dưỡng tâm trí của bạn – theo đúng nghĩa đen
Chức năng thần kinh tốt thuộc về sinh học, đó là lý do tại sao Yousef nhắc nhở chúng ta: trên hết, điều quan trọng đối với mọi người là thực hành các yếu tố cơ bản về chăm sóc bản thân, uống nhiều nước, chế độ ăn uống lành mạnh và tập thể dục thường xuyên để máu hoạt động tốt lên não bộ. Thay vì dùng caffeine hoặc đường để tăng năng lượng, hãy ăn những bữa ăn nhẹ trong suốt cả ngày để giữ mức năng lượng ổn định. Trên hết, điều thiết yếu là tất cả mọi người – kể cả những ai hay dậy sớm hay thức khuya, nên có một giấc ngủ đầy đủ và yên tĩnh.
Yousef chia sẻ: “Một trong những phương châm của tôi là: có làm việc thì phải có nghỉ ngơi; giống như câu “làm hết mình, chơi hết sức” vậy. Khi làm việc, hãy tập thói quen bộ não làm việc thật tập trung. Cố gắng phát huy và giữ gìn thói quen này. Sau đó, hãy nghỉ ngơi một cách có chủ ý, không tiếp nhận thông tin, thực sự nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng.”
Tác giả: Aileen Kwun | Theo 99u
Hình ảnh: Paul Lee
Biên dịch: CiCi Giang | RGB.vn
Nhập hội Sáng tạo cùng RGB nha!