Chiến lược truyền thông là gì? 7 bước xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả

Chiến lược truyền thông là một cẩm nang định hướng mọi hoạt động truyền bá thông điệp của thương hiệu tới cộng đồng. Mục tiêu của chiến lược truyền thông là tạo dựng một nhận thức “độc tôn tích cực” về thương hiệu với thành quả là sự tín nhiệm hợp tác giữa cộng đồng với thương hiệu.

Chiến lược truyền thông gồm hai phần, một là cẩm nang chiến lược truyền thông mang tính định hướng, hai là việc thực hiện chiến lược truyền thông cũng quan trọng như việc xây dựng cẩm nang chiến lược truyền thông.

Công thức của chiến lược truyền thông thành công: chiến lược được thiết kế đúng + chiến lược được thực hiện đúng.

Một chiến lược truyền thông hiệu quả cần đảm bảo truyền tải đúng bản sắc, chiến lược thương hiệu và phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.

Truyền thông là gì?

Truyền thông là một phương thức giao tiếp, mô tả tập hợp của quá trình truyền đạt hoặc trao đổi thông tin. Mục tiêu của truyền thông là sự tín nhiệm để hợp tác giữa bên gửi và nhận thông tin

Truyền thông xuất hiện cùng lúc với nhận thức của con người về giao tiếp xã hội từ 5.000 năm trước với cách thức đầu tiên là lời nói, tiếp theo đó là các hình vẽ trên hang động kể lại những câu chuyện.

Những hình thức phát triển tiếp theo là những ký tự (chữ tượng hình) được cho là mô tả những khái niệm lớn hơn. 

Phát minh chữ viết ra đời vào thời kỳ đồ đồng và đồ đá mới, khoảng thiên niên kỷ thứ 4 Trước Công Nguyên, nhiều nhà khoa học tin rằng, hệ thống chữ viết hoàn chỉnh đầu tiên của loài người, ra đời tại cuối thiên niên kỷ 3 Trước công nguyên, tại vùng Lưỡng Hà.

“Kushim” một phiến đất sét thời kỳ Uruk (khoảng 3400–3000 trước Công nguyên) được sử dụng để ghi lại giao dịch lúa mạch, đây được xem là một công cụ truyền thông cổ xưa nhất được phát hiện.

Cổ vật xưa nhất mà chúng ta tìm thấy được là một văn bản bằng đất sét, mô tả cho động vật, mùa màng, đất đai, ngày tháng và con người, được gọi là “Kushim”.

Phiến đất sét có tên là Kushim, được dịch lại như sau” “Tổng cộng 29.086 thước lúa mạch đã được nhận trong suốt 37 tháng, có chữ ký của Kushim”. (Kushim được cho là tên của người tạo ra văn tự này).

Huyền thoại truyền thông đầu tiên được ghi chép trong sử sách, là câu chuyện về chàng Pheidippides, “người đàn ông chạy” trong thần thoại Hy Lạp. Câu chuyện kể về một người đàn ông chạy bộ từ thị trấn Marathon, Hy Lạp đến Athens để báo tin chiến thắng của Hy Lạp trước đế chế Ba Tư với các thẩm phán trong phiên họp, Pheidippides đã trút hơi thở cuối cùng sau khi gửi đi thông báo “Niềm vui gửi đến các ngài, chúng tôi đã chiến thắng”, đây cũng là câu chuyện truyền cảm hứng cho một môn thể thao hiện đại Marathon.

Qua nhiều thế kỷ phát triển, truyền thông giờ đây bao gồm rất nhiều công cụ khác nhau bao gồm những phương thức truyền thông cơ bản nhất (lời nói, chữ viết) đến những cách thức phức tạp hơn (kỹ thuật in, truyền hình, phát thanh, điện thoại, máy tính, mạng internet…) trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta chỉ đi ngược về quá khứ từ những giai đoạn sơ khai, để thấy được rằng, truyền thông đã xuất hiện cùng lúc với ý thức chia sẻ thông tin của con người với con người.

Có thể hiểu đơn giản, truyền thông như một người kể chuyện.

Tại sao phải xây dựng chiến lược truyền thông

Xã hội loài người phát triển và đạt được những thành tựu to lớn như ngày nay nhờ vào sự giao tiếp và gắn kết với nhau về mặt xã hội, sự gắn kết này là hợp tác không giới hạn. Chính giao tiếp đã giúp con người tin tưởng cùng nhau thực hiện nhiều công việc nhóm phức tạp. Để giao tiếp tốt thì cần một chiến lược truyền thông hiệu quả..

• Tín nhiệm cao sẽ tiết kiệm chi phí tuyển dụng và dễ dàng hơn trong việc tuyển dụng nhân tài.
• Doanh nghiệp đạt được sự tín nhiệm tích cực sẽ dễ dàng trong việc kết nối và hợp tác.
• Tín nhiệm cao tỷ lệ thuận tín dụng cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc vay vốn ngân hàng hoặc huy động vốn từ các nhà đầu tư. 
• Tín nhiệm cao giúp doanh nghiệp nhận được sự tôn trọng, sự ưu ái trong chính sách của chính phủ.

Chiến lược truyền thông và chiến thuật

Phân biệt giữa chiến lược truyền thông và chiến thuật truyền thông là kiến thức nền tảng hỗ trợ định hướng, phân tích và triển khai hoạt động truyền thông, để phân biệt hai khái niệm này ta cần nhìn vào những thuộc tính của chúng.

Mục tiêu: chiến lược được tạo ra với mục tiêu định hướng dài hạn và nhất quán, chiến thuật được tạo ra nhằm hoàn thành những hạng mục công việc rõ ràng trong thời gian ngắn.

Tầm ảnh hưởng: bản chất chiến lược và chiến thuật đều được xây dựng dựa trên mục tiêu, tuy nhiên chiến lược là những mục tiêu dài hạn được nghiên cứu kỹ lưỡng có có tầm ảnh hưởng phổ quát, chiến thuật là những mục tiêu nhỏ và phạm vi ảnh hưởng cũng nhỏ hơn nhiều.

Quy trình thực hiện: chiến lược đòi hỏi nhà hoạch định có nền tảng kiến thức cùng sự am hiểu về thương hiệu, mục tiêu sau đó thiết lập những giả định và đưa ra kết luận dựa trên những phương pháp luận đã được chứng minh nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh cho thương hiệu. Chiến thuật là những hoạt động thực thi mà không cần xem xét quá nhiều.

Nhiều chiến thuật để thực hiện một chiến lược

Hai nhóm chiến lược truyền thông

Chiến lược truyền thông nội bộ: là phương thức chia sẻ thông tin về doanh nghiệp, đảm bảo mọi nhân viên nhận được đầy đủ thông tin, hỗ trợ thực hiện đúng và tốt công việc của mình. Mục tiêu của mọi kế hoạch truyền thông nội bộ là xây dựng tinh thần nội bộ hạnh phúc và gắn kết.

Chiến lược truyền thông đại chúng: là phương thức truyền đạt nội dung từ doanh nghiệp tới thế giới bên ngoài, cụ thể hơn là khách hàng. Mục tiêu của truyền thông đại chúng là gia tăng sự hài lòng, tin tưởng và tín nhiệm của khách hàng với doanh nghiệp.

Chiến lược truyền thông và chiến lược marketing

Không như Marketing, mục tiêu truyền thông không nhất thiết phải bán sản phẩm hoặc dịch vụ.

Một số nguồn cho rằng chiến lược truyền thông nằm trong chiến lược marketing hoặc phòng truyền thông thuộc phòng marketing, theo Vũ điều này là không phù hợp. Việc xác định phạm vi hoạt động của truyền thông và marketing phụ thuộc vào “tính thương hiệu” hay “tính hàng hoá”.

Thương hiệu có “tính thương hiệu cao” là một thương hiệu cần đạt được uy tín lớn với khách hàng tiềm năng của mình, “tính thương hiệu” không bị giới hạn bởi mô hình kinh doanh là “B2B” hoặc “B2C”. Một thương hiệu mạnh đạt được nhận thức tích cực sẽ dễ dàng trong việc tạo dựng tài sản thương hiệu và phát triển nhiều thương hiệu khác. Đây là những thương hiệu cần ưu tiên chiến lược truyền thông.

Thương hiệu có “tính hàng hoá” là những thương hiệu có nhận thức ngang bằng nhau trong thị trường, “tính hàng hoá” được thể hiện bởi sự cạnh tranh khốc liệt về giá và khách hàng mục tiêu thường không dành nhiều thời gian để quyết định lựa chọn, những thương hiệu “tính hàng hoá” cao trải dài từ bình dân đến cao cấp. Đây là những thương hiệu cần ưu tiên chiến lược marketing.

Điểm giống giữa truyền thông và marketing

Công cụ sử dụng: truyền thông và marketing sử dụng những công cụ truyền đạt thông tin tương tự nhau như mạng xã hội, truyền hình, báo in ấn, trực tuyến…

Tập trung vào nhận thức thương hiệu: truyền thông là hoạt động kể chuyện, trong khi marketing là quảng cáo và chuyển đổi, cả hai chiến lược đều tập trung vào nâng cao nhận thức của thương hiệu theo hướng thương hiệu mong muốn.

Tối ưu hoá hiệu suất: khi chiến lược marketing không đáp ứng kỳ vọng, những nhà xây dựng chiến lược, sẽ hiệu chỉnh để tối ưu hoá hiệu suất chuyển đổi. Khi một bài viết trên blog không thu hút được nhiều lượt xem, những nhà làm truyền thông sẽ biên tập lại để tối ưu hiệu suất truy cập. Cả hai chiến lược này đều giám sát, phân tích kế hoạch và sẽ có những can thiệp cần thiết, để đảm bảo hiệu suất, thu hút, kết nối, truyền tải thông tin hoặc chuyển đổi khách hàng tiềm năng.

Cùng mục tiêu: những người làm truyền thông và marketing đều có một mục tiêu chung là tương tác với khách hàng mục tiêu. Cho dù kế hoạch của họ là tạo ra khách hàng mới hay giữ chân khách hàng hiện có. Người làm truyền thông và marketing đều hướng mọi kế hoạch vào khách hàng hoặc nhân viên.

Khác biệt giữa truyền thông và marketing

Marketing tập trung vào các con số: các marketer nghiên cứu xu hướng thị trường, khách hàng tiềm năng, phân tích và đưa ra những chiến lược thực hiện, thu về những báo cáo chi tiết, thể hiện rõ ràng ở những con số.

Truyền thông tập trung vào thông tin: các communicator dành sự quan tâm đến việc viết nội dung sao cho hấp dẫn, thu hút và có thể giữ chân người nhận thông tin. Người làm truyền thông có thể điều chỉnh thông tin/ giọng nói tuỳ vào chân dung người nhận mà họ hướng đến. Người làm truyền thông có kỹ năng viết với nhiều kịch bản và công cụ khác nhau. 

Marketing đo lường hành vi của khách hàng: các marketer đo lường hành vi của khách hàng như: tỷ lệ thoát trang, tỷ lệ đặt đơn hàng, lượt nhấp vào liên kế, tổng số đơn hàng…

Truyền thông đo lường thái độ của người nhận: các communicator quan tâm đến thái độ và sự phản ứng cảm xúc của người nhận thông tin với thương hiệu mà họ truyền đạt. Trong hầu hết các trường hợp, người làm truyền thông tập trung vào việc đo lường chỉ số cảm xúc, sự hài lòng và tín nhiệm từ phía người nhận thông tin.

Quy trình xây dựng chiến lược truyền thông

1. Xác định mục tiêu nhận
2. Xác định mục tiêu truyền thông
3. Thiết kế và xây dựng bộ tài liệu truyền thông
4. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp
5. Xác định ngân sách truyền thông
6. Xây dựng hệ thống truyền thông (cơ sở, con người, thiết bị…)
7. Đo lường kết quả và hiệu chỉnh

Cẩm nang chiến lược truyền thông

Cẩm nang chiến lược truyền thông bao gồm 13 hạng mục:

1. Giới thiệu chiến lược truyền thông
2. Phương pháp luận và mô hình
3. Chân dung người nhận thông tin
4. Mục tiêu của chiến lược truyền thông
5. Khung chiến lược truyền thông
6. Giải pháp truyền thông
7. Những thông tin truyền thông chính
8. Các kênh truyền thông
9. Mô tả và giải thích những tệp tin truyền thông
10. Bộ máy và kế hoạch thực hiện
11. Ngân sách và quản lý ngân sách
12. Những rủi ro và phương án xử lý
13. Bảng theo dõi và đo lường

Kết

Qua bài chia sẻ này, chúng ta thấy rằng mục tiêu của chiến lược truyền thông không phải là doanh số hoặc lợi nhuận, mục tiêu của chiến lược truyền thông lớn hơn và bền vững hơn, đó chính là sự an tâm, tín nhiệm trong nhận thức của nhân viên, khách hàng và đối tác.

Chiến lược và thực hiện chiến lược là quan trọng ngang nhau, chiến lược luôn cần có trước, một doanh nghiệp có tài nguyên lớn mạnh cũng có thể thất bại nếu chiến lược sai lầm.

“Ví dụ: bạn đang trên một con thuyền bị thủng, bạn cùng đội ngũ của mình giải quyết vấn đề là cố gắng tát nước ra khỏi thuyền, tuy nhiên điều này vẫn sẽ làm thuyền bị chìm và không giải quyết được vấn đề, vì chiến lược chưa đúng. Chiến lược này chỉ giải quyết thực tại của vấn đề chứ không giải quyết gốc rễ của nó (lỗ thủng). Chiến lược đúng là phải tìm thấy lỗ thủng trên thuyền và vá nó lại. Kinh doanh cũng như vậy, nếu chiến lược sai lầm, xác định sai vấn đề thì mọi lời giải sẽ không bao giờ tìm ra đáp án.”

Bài viết thực hiện bởi Quyền Vũ – Founder Vũ Digital