Làm thế nào để tạo ra một cuộc họp khai mạc ( kickoff meeting ) cho dự án một cách suôn sẻ luôn là nỗi lo lắng của rất nhiều người. Thay vì xem đó là lịch công tác mà bạn không thể tránh khỏi, bạn có thể khiến nó trở thành một sự kiện đáng nhớ bằng cách giúp các thành viên trong nhóm phát huy tối đa khả năng sáng tạo của mình.
Mỗi dự án thường bắt đầu với sự nhiệt tình, phấn khích và những dự đoán tích cực của các thành viên. Đó là khoảng thời gian nhóm của bạn đang tìm hiểu một khách hàng mới hay nghiên cứu một ý tưởng mới thông qua sự động não với sự đóng góp ý tưởng không ngừng của các thành viên. Vì thế, việc khơi nguồn cảm hứng trong mỗi cuộc họp khai mạc chính là một trong những phần quan trọng nhất của một dự án thiết kế.
Hãy cũng RGB điểm qua những tuyệt chiêu giúp bạn sáng tạo nên những cuộc họp thú vị và hiệu quả cho dự án của mình nhé!
[quote]01. Triển khai bảng kế hoạch trước khi tổ chức cuộc họp[/quote]
Một cuộc họp thành công luôn bắt đầu bằng một bảng kế hoạch được chuẩn bị cẩn thận. Do đó, bạn cần phải thu thập những tài liệu thiết kế và chuẩn bị một gói thông tin cần thiết cho nhóm của mình. Hoặc bạn cũng có thể gửi trước những thông tin thiết kế trước cuộc họp để các thành viên có thêm thời gian để suy ngẫm về dự án.
Dưới đây là 10 điều nên được nghĩ đến trước khi cuộc họp diễn ra :
- Qui mô của nhóm
- Chuẩn bị một phát thảo thiết kế ngắn ( một đoạn văn ngắn hay ba đề mục bullet point ) dựa vào yêu cầu của khách hàng
- Phát thảo mục tiêu dự án và thời gian thực hiện
- Tiến hành các cuộc phỏng vấn khách hàng
- Trưng bày các sản phẩm hiện có hay các sản phẩm mà bạn muốn có
- Trình bày một bản phác thảo hay kế hoạch thô
- Tạo một danh sách phân phối mong muốn
- Xác định các yếu tố thành công
- Hiểu rõ các thông số kỹ thuật hay các yêu cầu thiết yếuBên cạnh đó, bạn cũng cần tạo nên một môi trường phù hợp bằng cách sắp xếp nội thất phòng họp để mọi người ngồi đối mặt nhau, tránh bố trí theo kiểu thính phòng. Ngoài ra, bạn có thể xem xét cách trang trí, âm thanh hay các yếu tố khác, bỏi một số các yếu tố bất ngờ có thể ảnh hưởng nhanh chóng đến việc thay đổi nhận thức của các thành viên theo hướng bạn mong muốn.
[quote]02. Thiết lập tinh thần chung trong cuộc họp khai mạc của dự án[/quote]
Tinh thần chung trong cuộc họp khai mạc của dự án sẽ phản ánh tinh thần chung của toàn bộ dự án, xác nhận được điều đó là cách giúp các thành viên có thể nhận thức đúng đắn được tinh thần làm việc của mình. Do cuộc họp là nơi thúc đẩy tư duy sáng tạo của toàn nhóm thế nên, tốt nhất, đừng nên treo một tấm bảng to đùng trong phòng họp.
Hãy chia cuộc họp thành nhiều phần :
- Giới thiệu
- Động não tư duy
- Các hoạt động
- Chất vấn từng thành viên
- Động não tư duy
- Các tác vụ và công việc được giao về nhà
- Đặt lịch theo dõi tiến độ làm việc của các thành viên
Trên trang web Usabilty.gov đã có sẵn một bộ tài liệu khổng lồ về các câu hỏi xoay quanh nguyên tắc thiết kế để tạo ra các dự án kỹ thuật số, tuy nhiên bạn cũng cần điều chỉnh những mục tiêu có sẵn trên đấy phù hợp với mục tiêu dự án của mình . Hãy nhớ rằng mục đích của cuộc họp khai mạc chính là đưa nhóm của bạn đi xa hơn với một tinh thần làm việc đầy phấn khích, hứng thú và có ý nghĩ chung về mục tiêu, kết quả và thành công của dự án.
[quote]03. Cung cấp thông tin hữu ích bằng hình ảnh[/quote]
Nếu cuộc họp cùa bạn chỉ là nơi để bạn phân phát và đọc bản tóm tắt thiết kế cho các thành viên, thì sẽ khó lòng để bạn tiến xa hơn cùng với sự phấn khích, hứng thú và với cả những sáng kiến mà bạn ấp ủ cho dự án. Một cuộc họp sẽ có kết quả tốt nhất nếu thông tin hữu ích được chia thành các phần nhỏ.
Vậy những loại thông tin nào mà đội cần nắm bắt trong cuộc họp khai mạc để bắt đầu lập dự án?
Xin trả lời đó là những thông điệp hình ảnh như bức tranh, biểu đồ, đoạn phim để vấn đề được nhắc đến trở nên dể hiểu và thú vị hơn. Vì nhóm của bạn là nơi tập họp những nhà thiết kế nên tiêu chí hàng đầu của sự truyền đạt thông tin chính là việc hiển thị hình ảnh chứ không đơn thuần là nói chuyện. Hãy “hiển thị” thông tin khách hàng, “hiển thị” dự án, “hiển thị” các đối thủ cạnh tranh, rồi sau đó “hiển thị” ý tưởng ban đầu của nhóm.
Nhập hội Sáng tạo cùng RGB nha!