Mọi người ai cũng muốn công việc của mình ngày càng đạt năng suất và hiệu quả hơn, cho dù bạn là freelancer hay là nhân viên trong một công ty nào đó, bởi vì năng suất của công việc chứng minh sự thành công của công việc đó.
1. Hãy phác thảo dự án của bạn trước khi bắt đầu.
Bước đầu tiên, và cũng là bước quan trọng nhất, đó là lên kế hoạch một cách chi tiết về dự án của bạn trước khi bạn bắt đầu. Hoàn toàn tuyệt vời khi bạn có những ý tưởng rõ ràng trước khi thực hiện bởi nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Đôi khi tôi không có thời gian, tôi đã bỏ qua giai đoạn lập kế hoạch và xúc tiến công việc. Chỉ một lần như vậy tôi đã nhận ra cái giá của mình phải trả. Nếu bạn là nhà thiết kế, hãy xây dựng wireframe, nếu là các nhà phát triển, hãy lập sơ đồ hoặc phác thảo cho code của bạn trước khi ngồi vào bàn làm việc.
Nguyên tắc năng suất # 1: ‘Có tổ chức’. Bạn có thể tiết kiệm được một lượng lớn thời gian khi bạn viết ra từng bước trong dự án của bạn trước khi bạn bắt tay vào thực hiện. Bạn có thể làm cho bức tranh về dự án của bạn rõ ràng hơn, có thể nhận ra những trở ngại, hay đưa ra những ý tưởng tốt hơn, và đặc biệt bạn sẽ cảm thấy tự tin và chuyên nghiệp hơn.
2. Hãy đưa thông tin của bạn lên hàng đầu
Chúng ta không thể nhớ được tất cả mọi thứ, tôi chắc rằng tất cả mọi người đã có những lúc phải kếu lên “Tôi đã sử dụng cái lệnh này hàng tỷ lần. Tại sao tôi lại không nhớ được tất cả các biến cố của nó chứ?” Đó là lúc “reference sheet” xuất hiện. Bạn có thể gọi một số cái trong đó là “cheat sheets” nhưng “cheat sheet” là một bức tranh không đẹp trong tâm trí mọi người. Hãy tìm kiếm nguồn thông tin chính xác, những nguồn thông tin đang rất hiệu quả. Bạn không cần bận tâm chúng được gọi là gì, chỉ cần biết rằng chúng có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Tất nhiên, mỗi người sẽ có các công cụ và các kỹ thuật khác nhau, nhưng điều quan trọng là chọn ra được một vài “reference sheet” chất lượng, phù hợp với bạn và phong cách làm việc của bạn, và bạn có thể sử dụng chúng. Thậm chí bạn có thể in chúng ra, photo thành nhiều bản và dán chúng ở mọi nơi, mọi chỗ.
Bạn đã có một vài “cheat sheet” mà bạn có thể tham khảo. Nếu không, bạn hãy vào một trong các đường link dưới đây để tìm kiếm các “cheat sheet”:
- The Ultimate WordPress Theme Developer List
- 88 Resources for Web Developers
- Cheat Sheet Round-Up: Ajax, CSS, LaTeX, Ruby…
- 30 Handy Cheat Sheets and Reference Guides for Web Professionals
- Cheat Sheets for Web Designers
Để giữ các thông tin của bạn trên đầu, bạn còn một cách khác đó là nắm bắt được thông tin của khách hàng. Sẽ rất tốt nếu bạn sử dụng một cơ sở dữ liệu liên lac. Hoặc một công cụ quản lý dự án và còn tốt hơn nữa nếu bạn có một cuốn sổ ghi chú về khách hàng, bạn có thể ghi vào đó các deadline, meeting, thông tin liên lạc, các to do list cụ thể trong dự án và toàn bộ các thông tin về hợp đồng.
3. Đừng bắt đầu từ các công việc không lựa chọn
Nếu bạn bắt đầu dự án của mình mà không chọn lựa các công việc cũng giống như bạn may quần áo mà không chọn vải. Trừ khi trong một tình huống cụ thể, việc chọn lựa công việc là không cần thiết, nếu không bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. Ngay cả khi bạn không thể tìm ra một template hay một framework nào đó để áp dụng, bạn vẫn có thể đầu tư một ít thời gian để xây dựng một template cho riêng bạn hơn là bạn tiêu phí hàng giờ để thực hiện những điều tượng tự trước khi bắt đầu mỗi một dự án. Hơn nữa, thực hiện một công việc “khô khan” có nghĩa bạn đang giết chết sự sáng tạo. Bạn đã thử bơi bao giờ chưa? Đúng, đầu tiên phải thúc đẩy sự sáng tạo, làm cho công việc khô khan của bạn trở nên hấp dẫn, sự sáng tạo giống như bước tạo đà cho bạn vượt qua được bể bơi vậy.
Nhiều người rộng lượng đã tạo ra các hệ thống có sẵn cho mọi người. Steven Snell có một bộ sưu tập về khoảng trắng tuyệt vời và bạn có thể xem trên trang web: DesignM.ag— Các chủ đề về khoảng trắng, Framework và Template. Tất nhiên, tôi không có ý ép buộc mọi người phải đi từ dưới lên trên, nhưng đôi khi đó lại là cách tốt nhất. Tuy nhiên hầu hết trong chúng ta đều bắt đầu công việc mà không chọn lựa, đó không phải là một thói quen tốt.
4. Nhận biết các công cụ của bạn
Tính khéo léo hay toàn bộ các công cụ trong cộng đồng web thật sự rất lý tưởng và thú vị. Các framework được đưa ra là bằng chứng chứng minh cho điều đó. SEO, typography, trình duyệt thử, phát triển, bảng màu… Khi một ai đó tạo ra một công cụ, chúng ta lại có thêm một lựa chọn. Thật lý tưởng là chúng đã giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Nhưng phần khó khăn nhất là việc chọn lựa một công cụ phù hợp từ rất nhiều các công cụ đó (các công cụ mới, các phiên bản từ các công cụ cũ xuất hiện cùng lúc). Quan trọng là tìm ra được một công cụ hàng top và không làm mất quá nhiều thời gian của bạn.
Tôi đã thực hiện một chiến lược rất tốt đó là mỗi tuần một lần dành một chút thời gian để xem các công cụ, các framework và các cơ hội mới. Hầu hết các freelancer, mỗi tuần đều dành thời gian để tiếp tục nghiên cứu và tìm cách theo kịp với những phát triển mới. Điều này sẽ giúp chúng ta dễ dàng phát hiện ra các công cụ và các framework mới khi chúng ta đang tìm kiếm. Khi bạn nhìn thấy một công cụ nào đó xứng đáng để bổ sung vào bộ sưu tập của bạn, hãy đánh dấu nó (hãy nhớ rằng bạn được tùy ý đánh dấu. Nếu bạn là tôi, bạn cũng sẽ đánh dấu mọi thứ ‘cho sau này’ và có thể có tới 200 công cụ được đánh dấu, thậm chí một nửa trong số đó bạn cũng không biết tại sao bạn lại lưu vào vị trí đầu tiên. Theo kinh nghiệm của tôi thì bạn đừng nên làm như vậy). Các công cụ này thực sự có thể giúp làm tăng hiệu suất công việc của bạn.
Ý tưởng này có nghĩa bạn không những cần có danh sách các công cụ mà còn phải làm quen với một số công cụ thực sự hiểu quả, thực sự yêu thích để có thể xây dựng nên một ‘hộp công cụ tùy chỉnh’ phù hợp với bạn. Dưới đây là một vài bộ sưu tập thật thú vị mà bạn nên tìm kiếm:
- 5 Tools for the Lazy Web Designer
- 15 Sites Web Developers and Designers Should Know
- 19 Web Design Blogs you Should be Following
- 35 Online Tools That Make Your Freelance Career Easier
- The Online Toolbox: 100+ In-Depth Resource Collections
- Massive Compilation of Designer Tools
5. Đừng sợ bị gián đoạn
Chúng ta có xu hướng nghĩ rằng tốt hơn hết là giữ cho công việc không gặp một vấn đề gì, chẳng hạn, “Các gián đoạn trong quá trình làm việc là không tốt”. Vâng, đúng vậy, các gián đoạn là không tốt. Hãy check mail một cách thường xuyên, rà roát giữa các dự án. Nhưng nếu cứ liên tục thực hiện như vậy trong các dự án của mình thì chúng ta đã thực sự lãng phí rất nhiều thời gian.
Điều đó giải thích tại sao “calculated breaks – những gián đoạn có tính toán” là quan trọng. Cũng giống như khi bạn cảm thấy đờ đẫn, đó là lúc cơ thể bạn nói với bạn là cần phải nghĩ ngơi. Bắt đầu, tăng tốc, hít thở không khí trong lành rồi quay lại và chú ý xem bạn có cảm thấy tốt hơn và có thể làm việc nhanh hơn không. Tôi đã nhận ra rằng ly nước đá cũng có ý nghĩa tiềm tàng của nó.
Nếu bạn đang bị mắc kẹt trong công việc, hãy dừng lại và tìm ra những việc cần phải thực hiện và làm cho nó trở nên hiệu quả, hơn là bạn không dừng lại mà lại mất tập trung trong công việc. Nếu khi bạn đã có thể tập trung, không có gì phải bỏ lỡ. Đúng vậy, điều quan trọng là sự trôi chảy trong công việc, nhưng không nên cứng nhắc, khi bạn cần phải làm mới nó bạn hãy dừng lại một chút. Hãy tin tôi, điều đó sẽ tạo nên sự khác biệt lớn.
Tổng kết
Năng suất không phải là cái gì đó được thực hiện một cách nhanh chóng. Năng suất là việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả để tạo ra một sản phẩm một chất lượng mà không phải vội vã. Một trong những điều bi thảm nhất mà tôi được biết đó là khi một nhà thiết kế hoặc một nhà phát triển tài năng phải dàn xếp công việc của mình mà không biết cách sắp xếp tốt nhất cho một deadline. Nếu bạn áp dụng 5 thói quen này, bạn có thể thực hiện được nhiều việc mà không làm mất nhiều thời gian, hãy thử một lần xem sao bạn nhé!
Hãy cho tôi biết bạn đã bao giờ sử dụng thói quen này chưa? Bạn thấy chúng hoạt động thế nào? Bạn có khám phá được cách nào khác để có thể làm việc năng suất và hiệu quả hơn không? Hãy chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận bạn nhé!
Theo Vnwordpress
Nhập hội Sáng tạo cùng RGB nha!